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三、 外发邮件申请/审批流程

　　为加强企业敏感信息外发的安全管控，SWTrans提供了标准化的外发邮件申请与审批流程，在保障业务高效流转的同时，实现对外部邮件发送行为的全过程可管、可控、可审计。

　　1. 申请阶段

　　当员工因工作需要向外部邮箱（如客户、合作伙伴等）发送包含敏感内容的邮件时，需通过右键菜单发起“申请外发邮件”。系统自动识别外发行为，并弹出申请窗口，申请人只需在系统中选择收件人等，填写必要的邮件主题、正文内容，即可提交至审批流程。

　　注：可发送的外部邮箱，需邮管理员预先在SWTrans系统中设置。

　　整个申请过程简洁直观，无需切换平台或重复输入内容，最大限度降低对日常办公的影响。

右键菜单

申请外发邮件

　　2. 审批阶段

　　申请提交后，系统根据预设的审批策略自动将审批任务推送至指定审批人。审批人可通过邮件通知中的链接，直接在浏览器中查看原始邮件内容、附件摘要及申请人说明，快速判断是否允许外发。

审批人收到外发邮件申请

　　审批操作同解密申请的相同，简便高效，支持“同意”、“拒绝”两种处理方式。所有操作均记录在案，形成完整的审计轨迹。

外发邮件审批

　　3. 外发阶段

　　若审批通过，系统将自动将该邮件发送至外部收件人，并给申请人发送回执通知审批及外发结果。

外部收件人收到邮件

申请人收到结果回执

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